Mikor kell üzleti folyamatainkat fejleszteni? Mikor nem hatékonyak?

5 árulkodó jel, hogy folyamataink fejlesztésre szorulnak

Az elavult üzleti folyamatok számos gondot okozhatnak vállalatod életében. Egy becslés szerint 20-30 százalék közötti az éves bevétel kiesés a nem hatékony működés, csökkent termelékenység miatt. Érdemes figyelni a jelekre, és már idejében észrevenni, ha az üzleti folyamatokra ráfér egy kis ráncfelvarrás. 

More...

Sokszor már csak a fellépő válsághelyzet irányítja a figyelmet folyamataink tökéletlenségére. 

Ne várjuk meg, amíg:

  • ügyfelet/ket veszítünk,
  • frusztrálóan lassan haladnak dolgaink,
  • költségessé, veszteségessé válik működésünk,
  • állandósul a kapkodás, a tűzoltás állapota.

Ha odafigyelünk az árulkodó jelekre, és még idejében észrevesszük folyamataink hiányosságait, ki tudunk lépni a rossz megszokások ördögi köréből akkor megelőzhetjük a válsághelyzet kialakulását.

És melyek ezek a figyelmeztető jelek? Vegyük őket sorra!

  • 1
    E-mail túltengés: a rossz folyamatok sok e-mailt generálnak. Ha egy folyamat nem lett, vagy nem jól lett megtervezve, ha hiányosság van, akkor a munkatársainknak közbe kell avatkozni, ilyenkor használjuk az e-mailt. Ha a munkafolyamatot fejlesztjük csökken a beavatkozás mennyisége és ez kevesebb email számban is megmutatkozik. 
  • 2
    Táblázatkezelők: egészen biztosan minden vállalatban van olyan munkatárs, aki táblázatkezelőben követi a munkáját, nagy eséllyel sok ilyen munkatárs is van. Azonban ezek verzióinak karbantartása, áttekinthetősége problémás lehet. Jelenlétük viszont azt mutatja, hogy a folyamatok nem jól definiáltak, a munkatársak kénytelenek számukra elérhető eszközzel úgy-ahogy megoldani a  nyomonkövetést.
  • 3
    Papír alapú folyamat dokumentáció: sok helyen találkoztunk már folyamatdokumentációval egy dossziéban, esetleg egy jól eldugott fájlban, melyet kinyomtatva különböző fiókok rejtenek. Folyamataink állandóan változásban vannak, saját életciklusuk szerint, természetes úton változnak, melyet papír alapon lehetetlen nyomon követni, gondoljunk akár csak egy módosítás átvezetésére. Ha természetes változásukat figyelmen kívül hagyjuk, előbb-utóbb elkezdenek gondokat okozni.
  • 4
    Több variáció egy munkafolyamatra: ha nincsen rögzített folyamat, vagy nem ismert a munkatársak számára vagy mert nincsen oktatva, vagy mert nincsen hozzá aktuális, könnyen hozzáférhető dokumentáció, akkor ugyanazt a feladatot más utakon oldják meg munkatársaink. Miért gond, ha ugyanaz a végeredmény? A nem egyértelmű feladatok mindig nagyobb kockázatot jelentenek, illetve az új munkavállaló is nehezebben tanul be, a feladat átfutási ideje esetlegesen alakul.
  • 5
    Ping-pongozás a feladat végrehajtói között: a legfontosabb árulkodó jel, mely folyamataink hiányosságát mutatja. Ha nincsen jól definiált folyamat a feladat végrehajtására, akkor nem tudják pontosan a munkatársak, hogy nekik mikor mi a dolguk, pontosan mikor kerül rájuk a sor, mi a feladatuk be- és kimenő dokumentum igénye. A hiányosságok áthidalására kezdődik meg az oda-vissza adogatás, levelezés, egyeztetés, mely legszembetűnőbben a feladat átfutási idejét növeli meg, hiszen a válaszidők nagysága nagy késéseket eredményezhet.

Összefoglalva:

  • angle-double-right
    Nem megfelelően megtervezett, karbantartott folyamataink előbb-utóbb gondot okoznak.
  • angle-double-right
    A folyamatok nem hatékony működésének mindig vannak jelei, figyeljünk oda rájuk.
  • angle-double-right
    Megfelelő tervezéssel és figyelemmel folyamataink átláthatóak és hatékonyak lesznek, támogatva, nem hátráltatva fő tevékenységünket.