Időigényes az új munkatárs betanítása?

Új munkatárs gyors és hatékony betanítása? Igen, átlátható munkafolyamatokkal!

Azt gondolod, hogy új munkatársat felvenni költséges és időigényes?
Úgy érzed, hogy a nyári szakmai gyakornokok alkalmazása inkább nyűg, mint haszon?
Félsz alkalmazni időszakos munkatársakat, mert úgy érzed mire betanul már vége is a csúcsidőszaknak, amelyre alkalmazni szeretted volna?

Meggyőződésünk, hogy a rendezett, átlátható üzleti folyamatok megoldást jelentenek a fentiekre, képesek a munkatársak betanulási idejét drasztikusan csökkenteni.

More...

Nézzük meg most az új munkatársak betanulását kevésbé HR szemszögből, inkább vállalati munkafolyamatok elsajátításának szemszögéből. 

Gyakorlati tapasztalatunk szerint a jól megtervezett munkafolyamatok nagyon nagyban hozzájárulnak a munkavállalói elégedettséghez; különösen igaz ez, amikor egy új munkavállalót szeretnénk integrálni meglévő folyamatainkba.

1) Új munkatárs betanulása

Ha az újonnan érkező munkatárs feladatait jó munkafolyamat leírások támasztják alá, akkor már a 0. perctől elégedett munkavállalónk lesz, csökkenthető a lemorzsolódás. 

Jól megtervezett munkafolyamat a mi definíciónk szerint:

  • angle-double-right
    egy-egy munkafolyamathoz kapcsolódó folyamattérképek, 
  • angle-double-right
    azaz olyan ábrák, melyek közérthetően modellezik az adott folyamatot,
  • angle-double-right
    könnyen elérhetőek bárhonnan, bármikor,
  • angle-double-right
    tartalmazzák az egyes lépések be- és kimenő dokumentum igényét,
  • angle-double-right
    egyértelműen jelölik a felelősöket,
  • angle-double-right
    a jogosítókat,
  • angle-double-right
    és a kapcsolódó társterületeket.

Folyamattervezés előtt

Gyakran vezet munkahelyi elégedetetlenséghez, ha :

  • olyan munkát kell végezni, ami monoton,
  • nem igényel kreativitást.
  • Emeli a munkatársak stresszszintjét, ha folyton elárasztva érzik a bejövő email fiókjukat,
  • hosszú, nem hatékony megbeszéléseken kell ülniük,
  • várakozni kell a feltett kérdéseik megválaszolására, 
  • felettes(ei)ük jogosítására.

Folyamattervezés után

Átgondolt munkafolyamatokkal mindez elkerülhető. Átgondolt munkafolyamatok pedig folyamatszemlélettel, folyamatmodellezéssel valósíthatóak meg.
Amikor egy adott munkafolyamatot "papírra" kell vetni, akkor:

  •  kiderülenek az esetlegesen jelenlévő logikai ugrások,
  • hiányosságok,
  • redundanciák,
  • felelős nélkül lebegő feladatok,
  • összességében azok a hiányosságok, amelyet a munkatársak számos email váltással és megbeszélések sorával hidalnak át.

Kevés ráfordított figyelemmel és energiával, folyamataink tudatos megtervezésével:

  •  nagy mértékben javítható a működési hatékonyság,
  • csökkenthető a működési költség,
  • míg a munkavállalói elégedettség növelhető, mind a már meglévő mind az újonnan jövő munkatársak körében.

Képzeld el azt, amikor a munkatársaid egy nap végén elégedetten dőlnek hátra, mert úgy érzik be tudták osztani a saját idejüket, produktívak és hatékonyak tudtak lenni. Ez akkor érhető el, ha a munkatársaid:

  • mindig tudják mi a dolguk,
  • tudják, hogy a munkafolyamatok melyik pontján kerül rájuk a sor,
  • egyértelműek a felelősök,
  • a kapcsolódó társterületek,
  • valamint az egyes feladatok be- és kimenő dokumentum igénye, amellyel az adminisztrációs feladatok is csökkenthetők.

2) Gyakornokok hatékony alkalmazása

Az új munkatárssal ellentétben a (nyári) gyakornoknak ideje sincsen a munkafolyamatok hosszadalmas tanulmányozására.

Kutatások eredményei alapján egy ügyintézőnek 8-12 hét betanulási idő szükséges, a professzionális területeken ez akár 18-22 hét is lehet.

Hogyan lehet szakértelmet igénylő területeken is hatékonyan alkalmazni a pár hónapig nálunk dolgozó gyakornokot?

Természetesen a válasz itt is: jól definiált, karbantartott és dokumentált munkafolyamatokkal, melyek segítségével a kezdő hatékonyan be tud kapcsolódni a munkavégzésbe, kijelölhetőek a folyamattérképeken az általuk is végezhető feladatok.

Így a gyakornokok alkalmazásának fájó pontja egy közös pozitív élménnyé alakítható.

3) Időszakos munkatársak a munkaerőhiány áthidalására

Nagyon fontos hozománya a betanulási idő lecsökkentésének, hogy a jelentkező időszakos munkaerőhiány is áthidalható időszakos/rövid távú munkaerő alkalmazásával.

Sok vezető tart az időszakos foglalkoztatástól, mondván, mire betanul a munkatárs máris elmúlt az a néhány hónap, amíg életmentő lenne a közreműködése.

Viszont, ha jól dokumentáltak a folyamataink, könnyen érthető belső szabályzatok állnak alkalmazottaink rendelkezésére,

akkor az időszakos, rövid távú munkatárs is jól beilleszthető a folyamatainkba,

így az átmeneti munkaerőhiány áthidalható, ami a munkatársaink oldaláról kevesebb túlórához, elégedettebb munkatárshoz, a vállalat pozitívabb megítéléséhez vezet.

Összefoglalás:

Folyamatszemlélettel három komoly eredmény érhető el a munkatársakat érintő területen:

  • angle-double-right
    Elégedettebb munkatársaink lesznek a 0. perctől, mert világosak a feladatok, szerepek, felelősök, könnyebb a betanulás.
  • angle-double-right
    Gyakornokok alkalmazása is hatékonnyá válik, mert a betanulási idő drasztikus csökkentésével nem az lesz, hogy mire betanul a gyakornok le is jár a nálunk töltött ideje, hanem jól definiált és dokumentált folyamatok mellett pár hónap alatt is lehet a vállalat segítségére.
  • angle-double-right
    Időszakos munkavállalók néhány hónapos alkalmazása hatékonyabbá válik, mert kiváltható a hosszú betanulás; így jól szervezett munkafolyamatok mellett az időszakos munkaerőhiányt is könnyebb megoldani.

EREDMÉNY: elégedett munkatársak, a vállalat pozitív megítélése a munkavállalók körében, kisebb lemorzsolódás, kevesebb munkaerőhiányból fakadó probléma. 

Sok sikeres folyamatot!

TÖLTSD KI KÉRDŐÍVÜNKET

Melyből megtudhatod, hogyan állnak folyamataid