Üzleti folyamatok tanácsadás: 

Folyamattervezés és javítás -
a hatékonyabb, eredményesebb működés kulcsa

Szeretnél tűzoltás helyett produktívabb munkavégzést a cégedben?

  • Szeretnél jelentős idő- és költségmegtakarítást elérni munkavégzésetek során?
  • Emellett elkötelezettebb munkatársakat és elégedettebb ügyfeleket?
  • Mindezt gyorsan megtérülő módon, minimális időráfordítással eléreni?

Üzleti folyamatok tanácsadásunk révén elérhetőek a fenti előnyök: olyan eszközt adunk kezetekbe, amivel profi és hatékony lesz a munkavégzés, rövidebb idő alatt és ezért olcsóbban tudtok dolgozni; mindezt túl nagy erőforrás befektetés nélkül, gyorsan megtérülő módon kínáljuk.


Szia! Bíró Orsi vagyok, az InvenQ Kft. ügyvezetője, mi abban hiszünk, hogy a jó folyamatok elengedhetetlenek a túléléshez. Egy módszertant adok a kezedbe, amivel ezentúl könnyen, de profin tudod folyamataid kezelni.

Üzleti-folyamatok-InvenQ

Miért elengedhetetlenek a túléléshez a jó üzleti folyamatok ?

Az üzlet fogalma szerint tevékenységünk révén, a végfelhasználóink számára valamilyen értéket szállítunk.

Az értékteremtést megelőzően egy sor adott tevékenységet végre kell hajtanotok.
Akár egy gyártósoron: a gyártósor eleje és vége között adott sorrendben el kell a feladatokat végezni.
Ezekkel az egymásra épülő feladatokkal foglalkozik a folyamatmenedzsment.

Amikor projekt szinten dolgoztok, természetes, hogy dedikált projektmenedzser fogja össze a szerteágazó feladatokat. A napi munkavégzés során felbukkanó, ismétlődő feladatokat is érdemes összefogni, és megtervezni, különben ad-hoc működés fogja jellemezni cégeteket, ami nagyon gyorsan (különösen a legértékesebb) emberi erőforrás pazarlásához vezet majd.

Példaként gondoljunk egy étteremre: a felhasználók számára az érték az elkészült étel.

Az elkészült étel mögött ott van a folyamat: a vendég megrendeli a pincértől az ételt, a pincérnek a leadott rendelést leszállítja a konyhának, ahol a séf, a beszállítóktól korábban megrendelt alapanyagokból elkészíti az ételt, majd átadja a pincérnek, aki viszont az ügyfélnek szállítsa le azt. 

Nyilván nem lenne szerencsés, ha a pincér minden egyes alkalommal ki kéne derítse, hogy hogyan is adja át a séfnek az infót, majd mikor és hogyan hozza vissza az asztalnak az ételt.

A fenti példa viccesen hangzik, azonban irodai környezetben gyakran dolgoznak így az emberek!
A felmerülő feladatokat sokszor újként kezelik, vagy azért mert korábban másik kolléga oldotta meg az adott feladatot, vagy pusztán már nem is emlékszik munkatársad saját korábbi megoldására. 

Nem túlzás állítani, hogy a jó üzleti folyamatok kialakítása a túlélés záloga az egyre gyorsabban változó piaci környezetben. Az ad-hoc munkavégzés nem teszi lehetővé, hogy rugalmasan tudjatok reagálni a piaci kihívásokra.

Hogyan legyenek jók az üzleti folyamataitok?

Szóval, üzleti folyamataid hatékonyságán áll vagy bukik céged értékteremtő képességének sikere.

Minél előbb cselekszel és rendbeszeszed a céges folyamatokat, annál előbb meg tudod állítani az értékes erőforrás pazarlását.

De hogyan tudod biztosítani, hogy jók legyenek a folyamataid? Hogyan kezdj egyáltalán hozzá?

Szerencsére nem kell feltalálni a spanyol viaszt, az üzleti folyamatok menedzsmentje (angolul a business process management, közkedvelt rövidítéssel a BPM) terület pont ezzel foglalkozik, kimerítő szakirodalommal és még saját, a folyamatok átlátására szolgáló nyelvezettel (ez a BPMN = Business Process Management and Notation) is rendelkezik. 

Még nagyobb szerencse, hogy nem kell ennek a területnek a szakértőivé válnotok, ahhoz, hogy saját céges folyamataitokat hatékonyan kezelni tudjátok.
Mi kiolvastuk a többezer oldalnyi szakirodalmat, közel 20 éve veszünk részt üzleti folyamatfejlesztési projektekben, oda-vissza ismerjük ezt az iparágat.

Ennek a tapasztalatnak a termékét tudjuk részetekre átadni tanácsadásunk során.

Üzleti folyamatok tanácsadás - módszertan

Módszertanunkkal - akár már néhány óra betanítás után - egyszerűen, de profi módon fogjátok tudni kezelni üzleti folyamataitokat.

Miért fontos a profi jelző? Azaz miért fontos, hogy a BPM módszertan szerint kezeljétek folyamataitokat?

Gyakran találkozunk cégeknél nem szabványos (pl. szöveges, netán papír alapú leírásokkal, nem a módszertannak megfelelő ábrákkal, táblázatos formátummal, stb.) folyamatkezelési módszerekkel.

Habár azt szoktuk mondani, hogy a folyamatokkal való bármilyen szintű törődés jobb, mint a semmi (leginkább a kezdeti fázisban igaz), azonban ezek a leírások és ábrák nagyon hamar követhetetlenné válnak.
Könnyen elburjánzanak a leírások, az ábrák kusza pókhálókká alakulnak, ha pl. bővül a munkatársak száma, vagy változik a piaci környezet.

Egy ponton mindenképpen túl időigényessé válik a nem szabványos folyamatkezelés.

Így nem aknázhatóak ki velük azok az előnyök, amelyeket a rendes folyamatkezelés magában hordoz: olcsóbb és gyorsabb munkavégzés, lojálisabb munkatársakkal, rugalmas szervezettel.
Sőt, esetleg további értékes erőforrást vesztegetünk kezelésükre, ahelyett, hogy a valódi értékteremtésre koncentrálnának a munkatársak.

Érdemes az üzleti folyamatokat a kezelésükre kifejlesztett módszertan szerint dokumentálni és javítani,  sok-sok pozitív hozadéka lesz céged működése szempontjából.

Nemcsak a működési költség faragható le (akár 40% -kal!), hanem olyan mellékhatások is megjelennek, mint az elégedettebb ügyfelek és az elkötelezettebb munkatársak. 

Igazi win-win-win szituációt teremt, ha rendezettek és jól kezeltek az üzleti folyamatok.

A jó üzleti folyamatok - profi munkavégzésen felüli - előnyei

Több területen is érezni fogjátok annak az áldásos hatását, hogy fejlesztitek folyamataitokat (fejlesztés = feltérképezés és folyamatos javítás).

Azaz mind a menedzsment, mind a munkavállalók, mind az ügyfelek profitálnak abból, ha a munka jól szervezett, ha átlátható, hogy kinek mikor mi a dolga, azaz világos a szervezeti felépítés és tisztázottak a felelősségi körök.

Nemcsak eredményesebb lesz céged működése a hatékony folyamatok mentén, hanem az ügyfélélményt is növeli, ha a munkatársaid konzisztens eljárást képviselnek.

+1 hozomány: ki fog derülni, hol érdemes javítani a működésen:

  • hol a leghatékonyabb automatizmusokat kiépíteni, 
  • kell-e ügyviteli rendszert bevezetni,
  • vagy CRM-el támogatni az ügyfélkezelést,
  • akár robotizált folyamatok kialakításáig, de biztosan látszani fog a megfelelő irány. 

És +1: egyes folyamatok mentén KPI-ok (kulcs mutatók) határozhatóak meg, pl. a beszerzési ciklus hossza, ajánlatadás ideje, stb. Az így definiált kulcs mutatók alakulásával konkrétan nyomon tudjátok követni folyamatfejlesztési törekvéseiteket.
Pl. ha egy beszerzési ciklus korábban 10 nap volt, és folyamatfejlesztés után 5 nap, az 50%-os javulást jelent!

A jó folyamatok hatásai munkatársaidra

Elsősorban a munkavállalókat kell meggyőzni, hogy érdemes folyamatokban gondolkodniuk.

Először ellenállást tanúsíthatnak, azonban amikor megértik, hogy nekik - mint a folyamat végrehajtói - valódi beleszólásuk van a folyamat alakításába, akkor bevonódnak, elkötelezetté válnak.

A folyamatszemlélet kialakításával jobban átlátják saját hozzáadott értéküket a nagy egészhez, egy szó, mint száz, lojálisabb munkatársaitok is lesznek a rendezett folyamatok mellékhatásaként.

Az alábbiakban pedig a jó folyamatok munkavégzésre gyakorolt direkt hatásait sorolom fel:

Kevesebb lesz a hiba a munkavégzés során, nem marad ki lépés

Időmegtakarítás: gyorsabb munkavégzés, azáltal, hogy nem kell mindent újra kitalálni

Elégedettebb munkatársak: több energia marad kreatív munkára, ügyfélkezelésre

Könnyebb távoli munkavégzés: fizikai jelenlét, megbeszélés és email váltás nélkül is hatékony

Kisebb stressz-szint: ha kevesebb a hiba, a munkatársak önbizalma is nő

Gyorsabb betanítás: az első naptól érdemi munkát tud végezni új munkatársad

OK. Az üzleti folyamatokkal törődni kell. De hogyan?

A legfontosabb szempont, hogy az üzleti folyamataid kezelése ne legyen túl időigényes, mert Nektek elsősorban a saját értékteremtésetekre kell koncentrálni.

Másik fontos szempont, hogy kézenfekvő és könnyű legyen a módosítások, a menet közben kiderült javítások átvezetése, mert a rugalmasság csak így biztosítható.

A megfelelő, kifejezettem a folyamatok fejlesztésére kifejlesztett BPM módszertan elengedhetetlen.
Ennek hiányában csak a várhatő előnyök (idő- és költségmegtakarítás) egy része realizálható.

BPM módszertan ide vagy oda, a folyamatok leírásának közérthetőnek kell lennie, hogy a cégen belül bárki használni tudja, mindenféle előzetes oktatás nélkül is.

Akkor lesz hatékony a folyamatok kezelése, ha az egy-egy folyamatban érintett munkatársak ismerik és nap, mint nap használják az elkészített folyamatmodelleket, folyamatleírásokat.
És nemcsak használják a folyamatleírásokat, hanem rendszeresen javaslatot is tesznek a működés javítására. Az apró javítási lépések és törekvések is kifizetődnek hosszú távon.

Arra van szükség, hogy az egy-egy folyamatban érintett munkatársak ismerjék és nap, mint nap használják az elkészített folyamatleírásokat. És még fontosabb, hogy rendszeresen javaslatot tegyenek és tehessenek az egyes folyamatlépések javítására. 

A folyamatok kezelésének könnyűnek, közérthetőnek és kézenfekvőnek kell lennie ahhoz, hogy be tudja váltani a benne rejlő előnyöket.

OK, de hogyan nem lesz túl bonyolult és időigényes a folyamatokkal törődni?

Megfelelő módszertannal a kezetekben.

Mi az elmúlt két évet egy olyan egyedi módszertannak a kidolgozásával töltöttük, amely lehetővé teszi, hogy számotokra már gyors, egyszerű és kézenfekvő tud lenni folyamataitok kezelése.

15 év folyamatfejlesztési tapasztalatunkra támaszkodtunk, no meg a sok ezer elolvasott szakirodalmi oldalra.

Ráadásként, azt is kidolgoztuk, hogy hogyan tudjuk leghatékonyabban átadni részetekre módszertanunk. 

Néhány nap (!) közös munka elengendő hozzá, hogy a gyakorlatban, a Ti saját folyamataitok mentén átadjuk a folyamatorientált szemléletet. 

Jól hangzik, ugye?

Olyan eszközt adunk a kezedbe, mint amilyen a GPS utazáskor, segítünk eligazodni a munkahelyi folyamatok útvesztőjében

Nagy potenciál van abban, ha átláthatóan tudjátok szemléltetni, el tudjátok magyarázni, és saját magatok számára is kristálytiszta, hogy hogyan dolgoztok. 

Gyakran tapasztaljuk, hogy megfelelő tudás és eszköz nélkül hamar követhetetlenné válik a szöveges folyamatleírás, a nem szabványos ábrák gyorsan túl komplexé nőnek, és emiatt a cégek kevéssé támaszkodnak rájuk.

Ezért fontos, hogy a munkafolyamatok szemléltetésére a folyamatmodellezés módszertanát használjátok, mert így biztosítható az átlátás, és aknázható ki a folyamatok ismeretében rejlő potenciál. 

Módszertanunk része egy olyan folyamatmodellező eszköz, ami vezeti a kezet a modellezéskor, segítségével könnyen el tudjátok készíteni saját folyamatleírásaitokat.
Felhő alapú szoftver, nem kell telepíteni, magyar nyelvű, intuitív a használata, pláne a saját modelleitek mentén.
A folyamatmodellező szoftveren felül tanácsadásunk során átadjuk részetekre azt a minimális, de már elégséges tudást, hogy profi folyamatkezelőkké tudjatok válni. 

Folyamatmodellek az átláthatóság kulcsai

A folyamatmodellek segítségével lesz átlátható és szervezhető hatékonyan a napi ismétlődő munkavégzés.

Az alábbiakban egy nagyon egyszerű folyamatmodellt mutatok be, és felsorolom a modellezéssel elérhető 3 legfontosabb előnyt:

  1. 1
    Költség- és időhatékony működés a mindennapokban. Akár 40%-kal lefaragható működési költség!
  2. 2
    Elkötelezettebb munkatársak. Tiszta elvárások, tiszta felelősségi körök, gyorsabb, kevesebb hibával végezhető munka -> jó a cégnél dolgozni.
  3. 3
    Javuló ügyfélélmény. Nagy értéke van, ha ügyfeleink felé egységes és következetes eljárásokat tudunk mutatni, és ez akkor látszik kifelé, ha bent jó a működés.
Üzleti-folyamatok-folyamatmodell-egyszerű

Egy nagyon leegyszerűsített ügyfél panaszkezelési folyamat

Természetesen a gyakorlatban sokkal inkább az alábbihoz hasonló ábrák születnek:

Üzleti-folyamatok-folyamatmodell-PRUEXX

   Egy minta hibakezelési folyamat

Itt már szemléletesebben látszik, hogy egy szakszerűen elkészített folyamatmodellen milyen egyértelmű, hogy kinek mikor mi a dolga.

Módszertanunk és folyamatmodellező szoftverünk segítségével Ti is el tudjátok készíteni a saját folyamatmodelleiteket, amelyek mentén a profi munkavégzési folyamatok kialakíthatóak.

Ne feledd: csak azt lehet javítani, ami le van írva!

Idő- és költséghatékony munkavégzés

Elkötelezett munkatársak és elégedett vevők, mint mellékhatások 

  • Szeretnéd, ha Rátok is jellemző lenne a profi (idő- és költséghatékony) munkavégzés?
  • Klassz lenne munkatársaidat és ügyfeleidet könnyebben megtartani? 
  • Célod növekedni új munkatársakkal, és fejlődni szoftver bevezetések által?
Üzleti-folyamatok-InvenQ-PRUEXX

Ha bármelyik fenti kérdésre igen a válaszod akkor jó helyen jársz!

Megoldásunkkal mindez elérhető!

Hogyan dolgozunk Veletek együtt?

Mindenekelőtt, gyorsan és hatékonyan!

Tudjuk, hogy az idő nagyon értékes minden cég számára. Nemcsak időt takaríthattok meg a folyamatok átlátása révén, de a módszertan elsajátítása és gyakorlatba ültetése is a lehető legkevesebb időfektetést veszi igénybe munkatársaid idejéből. 

Összeállítottunk egy folyamatfelmérési kérdőívet, amelynek a mentén már órák leforgása alatt össze tudunk számotokra állítani folyamatmodelleket. Ezek a mostani működésre vonatkozó modellek kitűnő kiindulópontot jelentenek a működés javításához.

Mind a folyamatfelmérési kérdőív, mind a folyamatmodellező szoftver "vezeti a kezetek", azaz nem kell hosszas tanulás, nem szükséges a folyamat-elméleti alapok ismerete.

Így nagyon hamar profi módon képesek lesztek saját modelleitek megalkotására, üzleti folyamataitok önálló kezelésére. Természetesen, ha azt az opciót választjátok, akkor mi igény szerint feltérképezzük céges folyamataitok, javaslatot teszünk a javításukra. 

Üzleti folyamatok tanácsadás: kész folyamatmodell a munkánk kimenete

A gyakorlatban hiszünk! Tanácsadói tevékenységünk eredménye nagyon konkrét: kész folyamatmodellt készítünk, akár Veletek közösen, a felmérési folyamat eredményei alapján. 

Természetesen, a közös munka során (amely cégméret függő, de néhány nap elegendő lesz!) átadjuk számotokra a folyamattervezés legfontosabb szabályait, szempontjait, a folyamatorientált gondolkodásmódot.

Folyamatmodellező szoftverünkkel pedig nagyon egyszerűen, ugyanakkor BPMN kompatibilisen tudjátok saját folyamataitok feltérképezését folytatni, az idő közbeni változásokat nyomon követni. 

Így módszertanunkkal minimális időbefektetés mellett tudjátok munkavégzéseteket tökéletesíteni.

Ha pedig a cégben profi a munkavégzés, nem tűzoltásra megy el az értékes idő, akkor marad idő a piaci kihívások figyelésére, tudtok új munkatársakkal bővülni, több ügyfelet lesztek képesek gyorsabban kiszolgálni, hatékonyan tudtok automatizált rendszereket kialakítani, bevezetni. 

Az alábbiakban leírom azt a 3 szintet, amelyeken tipikusan ügyfeleinkkel együtt szoktunk dolgozni:

(Minden esetben az első beszélgetés kötetlen és díjtalan, ahol át tudjuk folyamatokkal kapcsolatos céljaitokat beszélni - a szintek alatti linken tudsz is időpontot foglalni a naptáramban :))

# 1. szint: GYORS FOLYAMATFELTÁRÁS: kulcs folyamatok feltérképezése néhány óra alatt

Bővülni vágyó, kis csapatok (kb. 5 főig) részére ideális. A növekedéssel együtt fontossá válik a delegálás, a szervezeti struktúra, munkaköri szerepkörök kialakítása, a működés standardizálása.

Vállalatvezetőként egy szintig mindent kézben tudsz tartani, de ahogy nő az ügyfelek és munkatársak száma hálás leszel magadnak, hogy készítettél folyamatleírásokat.

Kimenete: 1 - 5 kulcs folyamatmodellt adunk át részetekre pdf-ben, természetesen a folyamatorientált gondolkodásmód mellett.

# 2. SZINT: 2-5 kulcsfolyamat és folyamatmodellező szoftver

Nemcsak a közösen megalkotott folyamatmodelleket kapjátok, hanem hozzá folyamatmodellező szoftverünket. A szoftver felhő alapú, nem kell semmit telepíteni, magyar nyelvű, és nemcsak könnyen használható, hanem már saját folyamataitokkal feltöltve kezdhettek neki a használatának.

Gyors és hatékony módja, hogy folyamataitokat rendezzétek.
Kimenete:  a cég legfontosabb kulcsfolyamatai modellezve, nemcsak pdf-ben, hanem szerkeszthetően szoftverben átadva.

# 3. SZINT: Egyedi folyamatfelmérési és fejlesztési projektek kivitelezése

Szaktudásunk és tapasztalatunk révén vállaljuk egyedi folyamatfejlesztési projektek kivitelezését, akár saját szoftverünkben, akár az ügyfél szoftver megoldásában.

Többnyire ERP rendszer bevezetés, digitális transzformáció, cég átadása - átvétele, törvényi megfelelés, standardizálás a komplex folyamatfejlesztést kiváltó igények.

Kimente: teljes folyamatfejlesztési projektek megvalósítása.


Foglalj időpontot hozzám egy 1 órás díjmentes konzultációra az alábbi gombra kattintva:
Bíró Orsolya

CEO, InvenQ Kft.

A szerzőről

Az InvenQ Kft. alapítójaként és ügyvezetőjeként az a mottóm, hogy a céges folyamatok ismerete, átlátása a túlélés eszköze hosszú távon.

Egy olyan módszertant adok kezedbe, amivel könnyen, ugyanakkor profi szinten tudod céges folyamataidat áttekinteni, dokumentálni, és fejleszteni.

Rendezett folyamataid nemcsak idő- és pénzmegtakarítást jelent céged számára, hanem lojálisabb munkatársakat és ügyfeleket is eredményez.

Egyedi igények, kérdések esetén állunk rendelkezésetekre!

Díjmentes konzultáció

A jobb oldali gombra kattintva foglalj időpontot egy 1 órás online konzultációra és beszélgessünk folyamatfejlesztési igényeitekről.

Ne maradj le újdonságainkról!

 Iratkozz fel hírlevelünkre, és maradjunk kapcsolatban!

Szeretnéd tudni mennyire { HATÉKONY } céged működése?