Az elavult és nem jól átlátható üzleti folyamataid számos gondot okozhatnak vállalatod életében.
Egy becslés szerint 20-30 százalék is lehet az éves bevétel kiesés a nem hatékony működés, így a csökkent termelékenység miatt.
Érdemes figyelni a jelekre, és már idejében észrevenni, ha az üzleti folyamatokra ráfér egy kis ráncfelvarrás.
More...
Sokszor már csak a fellépő válsághelyzet irányítja a figyelmet folyamataid tökéletlenségére.
Ne várd meg, amíg:
Ha odafigyelsz az árulkodó jelekre, és még idejében észreveszed folyamataid hiányosságait, akkor ki tudsz lépni a rossz megszokások ördögi köréből és megelőzheted a válsághelyzet kialakulását.
Melyek ezek a figyelmeztető jelek? Vegyük őket sorra!
- 1E-mail túltengés: a rossz folyamatok sok e-mailt generálnak.
Ha egy folyamat nem lett megfelelően (esetleg egyáltalán) megtervezve, akkor a munkatársaidnak végrehajtás közben számos kérdése van, ilyenkor használják az e-mailt.
A munkafolyamat megfelelő tervezésével csökken a végrehajtás közbeni bizonytalanság, kevesebb terven felüli beavatkozás szükséges és ez kevesebb email számban is megmutatkozik. - 2Táblázatkezelők: egészen biztosan nálatok is van olyan munkatárs, aki táblázatkezelőben követi a munkáját, a legtöbb cégben nagy eséllyel sok ilyen munkatárs is van.
Azonban az ilyen saját verziók karbantartása, áttekinthetősége enyhén szólva is problémás lehet.
Jelenlétük ugyanakkor azt mutatja, hogy a folyamataitok nem jól definiáltak, a munkatársak kénytelenek számukra elérhető eszközzel úgy-ahogy megoldani a rendszerezést. - 3Papír alapú folyamat dokumentáció: sok helyen találkoztunk már folyamatdokumentációval egy jól eldugott és nem használt fájlban, vagy (!) kinyomtatva egy dossziéban, egy fiók mélyén, esetleg a polcon porosodva.
Folyamataid állandóan változásban vannak, melyet papír alapon lehetetlen nyomon követni. Gondolj csak egyetlen apró módosítás felvezetésére.
Ha folyamataid természetes változását figyelmen kívül hagyod, akkor előbb-utóbb még a gondosan megtervezett folyamatok is elavulttá válnak és elkezdenek a működésben gondot okozni. - 4Több variáció egy munkafolyamatra: ha nincsen rögzített folyamat, vagy nem ismert a munkatársaid számára akár azért, mert nincsen (egyáltalán) oktatva, vagy mert nincsen hozzá aktuális, könnyen hozzáférhető dokumentáció, akkor ugyanazt a feladatot más utakon oldják meg munkatársak.
Miért gond, ha ugyanaz a végeredmény?
A nem egyértelmű feladatok mindig nagyobb kockázatot jelentenek, illetve az új munkavállaló is nehezebben tanul be, a feladat átfutási ideje esetlegesen, egyéni szinten alakulhat, ezért tervezhetetlen. - 5Ping-pongozás a feladat végrehajtói között: a legfontosabb árulkodó jel, mely folyamataid hiányosságát mutatja.
Ha nincsen jól definiált folyamat a feladat végrehajtására, akkor nem tudják pontosan a munkatársak, hogy nekik mikor mi a dolguk, mikor kerül rájuk a sor, mi a feladatuk be- és kimenő dokumentum igénye.
A hiányosságok áthidalására pedig megkezdődik az oda-vissza levelezés, egyeztetés, mely jelentősen megnövelheti a feladat átfutási idejét, hiszen a válaszidők nagysága befolyásolja a folyamat végrehajtását.
Összefoglalva:
Bíró Orsolya
A SZERZŐRŐL
Lényemből fakadóan kíváncsi vagyok az emberekre, a szervezetekre, és
kölcsönhatásaikra működés közben.
Azért dolgozom, hogy minél több vezetőnek segíteni tudjak saját munkaidejét felszabadítani, bevételei és cége növekedése mellett. Ezt a célt egyrészt az üzleti folyamatok dokumentálásával, optimalizálásával segítek elérni, másrészt a delegálási képességeik elmélyítésével.
Belső működési auditot készítek, hogy feltárjam a kiaknázatlan lehetőségeket, és gátat szabjak az erőforrás pazarlásának.