Az elavult és nem jól átlátható üzleti folyamataid számos gondot okozhatnak vállalatod életében.

Egy becslés szerint 20-30 százalék is lehet az éves bevétel kiesés a nem hatékony működés, így a csökkent termelékenység miatt. 

Érdemes figyelni a jelekre, és már idejében észrevenni, ha az üzleti folyamatokra ráfér egy kis ráncfelvarrás. 

More...

Sokszor már csak a fellépő válsághelyzet irányítja a figyelmet folyamataink tökéletlenségére. 

Ne várjuk meg, amíg:

  • ügyfelet/ket veszítünk,
  • frusztrálóan lassan haladnak dolgaink,
  • költségessé, veszteségessé válik működésünk,
  • állandósul a kapkodás, a tűzoltás állapota.

Ha odafigyelünk az árulkodó jelekre, és még idejében észrevesszük folyamataink hiányosságait, ki tudunk lépni a rossz megszokások ördögi köréből akkor megelőzhetjük a válsághelyzet kialakulását.

És melyek ezek a figyelmeztető jelek? Vegyük őket sorra!

  • 1
    E-mail túltengés: a rossz folyamatok sok e-mailt generálnak.
    Ha egy folyamat nem lett megfelelően (esetleg egyáltalán) megtervezve, akkor a munkatársaknak végrehajtás közben számos kérdése van, ilyenkor használják az e-mailt.
    A munkafolyamat megfelelő tervezésével csökken a végrehajtás közbeni bizonytalanság, kevesebb terven felüli beavatkozás szükséges és ez kevesebb email számban is megmutatkozik.
  • 2
    Táblázatkezelők: egészen biztosan nálatok is van olyan munkatárs, aki táblázatkezelőben követi a munkáját, a legtöbb vállalatban nagy eséllyel sok ilyen munkatárs is van.
    Azonban az ilyen saját verziók karbantartása, áttekinthetősége enyhén szólva is problémás lehet.
    Jelenlétük ugyanakkor azt mutatja, hogy a folyamataitok nem jól definiáltak, a munkatársak kénytelenek számukra elérhető eszközzel úgy-ahogy megoldani a  rendszerezést.
  • 3
    Papír alapú folyamat dokumentáció: sok helyen találkoztunk már folyamatdokumentációval egy dossziéban, esetleg egy jól eldugott fájlban, melyet kinyomtatva különböző fiókok rejtenek.
    Folyamataid állandóan változásban vannak; saját életciklusuk szerint, természetes úton változnak, melyet papír alapon lehetetlen nyomon követni. Gondolj csak egyetlen apró módosítás felvezetésére.
    Amennyiben folyamataid természetes változását figyelmen kívül hagyod, előbb-utóbb elkezdenek gondokat okozni.
  • 4
    Több variáció egy munkafolyamatra: ha nincsen rögzített folyamat, vagy nem ismert a munkatársaid számára akár azért, mert nincsen (egyáltalán) oktatva, vagy mert nincsen hozzá aktuális, könnyen hozzáférhető dokumentáció, akkor ugyanazt a feladatot más utakon oldják meg munkatársak.
    Miért gond, ha ugyanaz a végeredmény?
    A nem egyértelmű feladatok mindig nagyobb kockázatot jelentenek, illetve az új munkavállaló is nehezebben tanul be, a feladat átfutási ideje esetlegesen, egyéni szinten alakulhat, ezért tervezhetetlen.
  • 5
    Ping-pongozás a feladat végrehajtói között: a legfontosabb árulkodó jel, mely folyamataid hiányosságát mutatja.
    Ha nincsen jól definiált folyamat a feladat végrehajtására, akkor nem tudják pontosan a munkatársak, hogy nekik mikor mi a dolguk, mikor kerül rájuk a sor, mi a feladatuk be- és kimenő dokumentum igénye.
    A hiányosságok áthidalására pedig megkezdődik az oda-vissza adogatás, levelezés, egyeztetés, mely legszembetűnőbben a feladat átfutási idejét növeli meg, hiszen a válaszidők nagysága nagy késéseket eredményezhet.

Összefoglalva:

  • Nem megfelelően megtervezett, karbantartott folyamataink előbb-utóbb gondot okoznak.
  • A folyamatok nem hatékony működésének mindig vannak jelei, figyelj oda rájuk.
  • Megfelelően tervezett és karbantartott folyamatok a fő tevékenységet támogatják: átláthatósággal és hatékonysággal a mindennapi működés során.

 Bíró Orsolya

A SZERZŐRŐL


Lényemből fakadóan kíváncsi vagyok az emberekre, a szervezetekre, és

kölcsönhatásaikra működés közben. 

Az üzleti folyamatok átlátása minden eddiginél fontosabb.

15+ éve töltök be híd szerepet tanácsadóként a vállalati területek között.

Kapcsolódó bejegyzések

Díjmentes első konzultáció minden új ügyfelünk részére. Jelentkezz itt!

>