Featured Image with Sidebar

ERP rendszert bevezetni/modernizálni óriási lehetőség vállalatod számára.

A statisztikák azonban azt mutatják, hogy gyakran nem váltják be az ígéreteket ezen rendszerek.

Bejegyzésemben 3 érvet mutatok be, hogy miért a folyamatmenedzsment az az eszköz vállalatod kezében, amely a leginkább biztosítja az ERP rendszer megtérülését, azaz a projekt sikerességét. 

More...

Szóval nem kérdés, bizonyos méret, bevétel, komplexitási szint fölött az ERP rendszer bevezetése létfontosságú lehet vállalatod számára.

A meglévő, örökölt rendszerek, vagy más elavult technológia egyre inkább zavaróvá válik szélsebesen digitalizálódó világunkban. 

Hatalmas versenyelőnyre tesz szert, akinek a működése gyors, könnyen átlátható és riportolható, minél több ponton automatizált.  

Az viszont kérdés, hogy a gyakorlatban is beváltja a bevezetett rendszer a hozzáfűzött elvárásokat? 

Röviden 

A meglévő, örökölt rendszerek, az elavult technológia lecserélése jelentős üzleti előnyöket jelenthet vállalatod számára, mely szervezeti változáskezelési törekvések mellett realizálható igazán. A változáskezelés kiemelt területe az üzleti folyamatok áttekintése, fejlesztése - a folyamatszemlélet.

ERP bevezetési statisztikák

A sikeres ERP projekt definíciója leegyszerűsítve: a tervezett időre, a tervezett költségkerettel, a szoftver szállítsa az ígért és elvárt üzleti előnyöket. 

A Gartner nagyon borús megállapítást tett a projektek sikere szempontjából:

Az ERP projektek 55 - 75%-a nem teljesíti a hozzájuk fűzött elvárásokat. - Gartner

Igaz, ezt a megállapítást még a 2010-es évek elején tette a Gartner. Viszont, ha a Panorama Consulting friss, 2020-as jelentését nézzük (angolul itt elérhető) abból is kiderül, hogy még bőven van teendő ezen a téren.

A Panorama Consulting csapata 2009 óta minden évben átfogó elemzést készít az ERP piacról, legutóbbi jelentésükben 181 ERP-t használó és bevezető vállalat eredményeit összegezve jutottak arra, hogy:

Az ERP projekttel a vállalatok 53%-a elégedett.

Úgy is mondhatjuk, hogy 47% elégedetlen.

Ez egybecseng a Technology Evaluation Centers tanácsadó cég megállapításaival. Szerintük elégedetlenek a vállalatok, mert a rendszerbevezetések:

  • 30%-a hosszabb ideig tart az eredetileg tervezettnél, 
  • 64%-k többe kerül az eredetileg kalkuláltnál (akár 3-4-szer annyiba (!)), és
  • 65%-ban a testreszabás szükségessége okozza a költségvetés túllépését, olyan testreszabásé, ami csak a bevezetés közben, a szállító kiválasztása után derül ki.

Az elemzők egyöntetűen egyetértenek abban, hogy a siker nem a technológián múlik. Bár a kudarcokért szokás okolni a szoftvert, a tanácsadókat, a projekt menedzsmentet, de a legfontosabb tényező a projekt sikere érdekében a szervezeti változáskezelés. Mert végső soron minden az embereken, a munkavállalóinkon múlik.

Az ERP bevezetések sikere nem a technológián, hanem az embereken és a folyamatokon, a változáskezelés hatékonyságán múlik.

Amikor utazunk, főleg ismeretlen helyre, akkor természetes, hogy térképet viszünk magunkkal. A Business Process Management (azaz BPM - üzleti folyamatmenedzsment) tud a bevezetés során térképként szolgálni, vagy akár mankóként, amelyre támaszkodhatunk.

A következőkben 3 érvvel támasztom alá, hogy a folyamatmenedzsment a változáskezelés kiemelt eszköze egy rendszerbevezetés során, és még a megtérülés biztosításában és számításában is jelentős szerepet játszik.

Azaz megmutatom, hogyan tud a BPM térkép és mankó lenni.


1. Folyamatok

Röviden 

A BPM szilárd alapot biztosít egy rendszer bevezetés előtt: segítségével azonosítani tudjátok a javítandó, automatizálandó vagy éppen a lecserélhető folyamatokat; és azt is, hogy melyiket érdemes egyedileg testreszabni. Mielőtt szoftvert teszünk egy folyamatra, jó, ha biztosítjuk a hatékonyságát, különben ugyanaz a rosszul működő folyamat lesz, csak gyorsabban. Célszerű a jövőbeli elvárt folyamatokat még a szoftver vásárlás előtt azonosítani. 

A Panorama Consulting csapata megállapítja évről évre, hogy az ERP bevezetésekkel való elégedetlenség legfőbb oka az üzleti folyamatok szintjén tapasztalt hatékonytalanság.

És ennek a kezelésének a legjobb eszköze a BPM.

Gyakori probléma, hogy a kiválasztott szoftverrel ugyanazt a hatékonytalan folyamatot hajtatják végre, ami korábban működött, csak gyorsabban (és minden bizonnyal drágábban). Pedig nem ez a cél.

Ideálisan, még a szoftver kiválasztása előtt kell az üzleti folyamatok újratervezésére gondolni. 

Minél jobban megértik a munkatársaid a stratégiát és az azt alátámasztó üzleti folyamatokat, annál inkább képesek lesznek az ERP felé követelményeket megfogalmazni. Látni fogják, hogy hol lehet és érdemes az iparági legjobb gyakorlatokat (best practice) alkalmazni, és melyek az egyedi, kompetitív előnyöket biztosító folyamataitok, amelyeket hiba lenne egy szoftver oltárán feláldozni. 

Azoknál az alapfolyamatoknál, melyek a legtöbb vállalatra jellemzőek (mint pl. a számla kifizetés/kiállítás, vagy az anyagbeszerzés) nagyon jól ki lehet használni a szoftvergyártók "előre csomagolt" megoldásait.

Az iparágotokra jellemző folyamatoknál, melyek iparágspecifikusak és már egyes versenyelőnyöket is lefednek (mint pl. belső költségek kezelése, ellátási lánc kezelése) már érdemes az iparágotokban jártas szállítókra gondolni, és az ő megoldásaikra részben támaszkodni. 

Viszont a piramis csúcsán lévő, saját, egyedi folyamataitokat, melyek nagy versenyelőnyt biztosítanak számotokra (lehet például ilyen a termékfejlesztési folyamat, vagy a közösségi marketing, e-kereskedelem, szinte bármi) ezeket nem szabad a szoftverhez igazítani, hanem itt érdemes a szoftvert, többletköltség árán is egyedileg testreszabatni, és integrálni a működésbe.

Ilyen szemmel érdemes folyamataitokat átvizsgálni, újratervezni rendszerbevezetés előtt.

2. Emberek

Röviden 

A BPM a folyamatok mellett az emberi oldalt is segít kezelni: a mostani folyamatok leírásába, és a jövőbeli folyamatok megtervezésébe minden érintett munkatárs bevonható, így minimálisra csökkenthető az ellenállás. Mert végső soron az embereken múlik a projekt sikere!

Az emberi tényező, azaz a munkatársak fontosságát nem lehet eléggé hangsúlyozni.

Végső soron munkatársaidon múlik a projekt sikere, ők azok, akik használják a jövőben a rendszert, esetleg megkerülik azt, és visszatérnek korábbi hatékonytalan, de megszokott módszereikhez.

Egy ERP bevezetés hatalmas változás a vállalat életében, és ha a folyamatokkal foglalkozni kell előtte, közben és utána, ugyanolyan súllyal az emberekkel is foglalkozni kell. 

A projekt során változhatnak a szerepek, a felelősségi körök, akár a szervezet felépítése is, éppen ezért nagyon fontos minél korábban bevonni a munkatársakat, kikérni a véleményüket.

Ők azok, akik nap, mint nap látják, hogy a jelenlegi folyamatok miért nem működnek esetleg, hol vannak a buktatók, milyen lenne az elvárt, jól működő munkamenet, a segítségükkel lehet az automatizálható folyamatokat is megfogalmazni. 

Ha már az átalakulási folyamat tervezésébe bevonjátok az érintetteket, akkor az emberek motiváltabbak lesznek a változás iránt, csökken az ellenállás a változással szemben.

A folyamatok fejlesztése remek alkalom a munkatársak bevonására a 0. perctől, és ha be vannak vonva, akkor elkötelezetté válnak a változtatásra, az új befogadására.

3. ROI

Röviden 

A BPM a folyamatgazdák szintjén támogatja az elvárt előnyök definiálását és mérhetőségének megtervezését, melyeket a bevezetés után is nyomon lehet követni. 

A folyamatok megtervezése a megtérülés szempontjából válik kiemelkedően fontossá.

Ha már vannak beazonosított folyamataitok akkor hozzájuk egy-egy folyamatgazdát vagy tulajdonost célszerű rendelni, aki az adott folyamatért, üzleti területeken átívelően felel. 

Az egyes folyamatgazdák szintjén már be lehet azonosítani azokat az előnyöket, amelyeket a változástól elvártok: például nőni fog a bevétel, vagy rövidebbé válik a beszerzési ciklus. 

Ezeket az előnyöket és mérhetőségüket definiálva jól nyomon tudjátok követni, hogy a bevezetés után hogyan alakulnak ezek a mutatók, hogy a rendszer szállítja-e az ígért hatékonyságot.

Konklúzió 

1. a folyamatok áttekintése,

2. az emberek bevonása,

3. a ROI mérhetősége - ez a három érv, ami miatt a BPM segít a rendszerbevezetést sikerre vinni.

Összefoglalás:

  • ERP rendszer bevezetésekor az üzleti folyamatok újragondolása, mint módszertan segít a projektet sikerrel megvalósítani. 
  • A folyamatmenedzsment a folyamatok, az emberek és a megtérülés mérése szintjén is támogatja a bevezetési projekt sikerét.
  • A folyamatok tudatos tervezésével csökkent a kockázat, hogy rossz rendszert választunk, illetve, hogy a munkatársak nem alkalmazkodnak kellő mértékben.

 Bíró Orsolya

A SZERZŐRŐL


Lényemből fakadóan kíváncsi vagyok az emberekre, a szervezetekre, és

kölcsönhatásaikra működés közben. 

Az üzleti folyamatok átlátása minden eddiginél fontosabb.

15+ éve töltök be híd szerepet tanácsadóként a vállalati területek között.

Kapcsolódó bejegyzések

Folyamatok egy retorika klubban, avagy hétköznapi példa a folyamatszemlélet hatékonyságára

Ezúttal egy hétköznapi példán keresztül mutatom meg, hogy folyamatmodellel milyen könnyedén lehet

Olvass tovább

Hogyan készíts folyamatábrát néhány perc alatt, és válj profivá néhány óra alatt

Kínszenvedés találni egy jó folyamatábra készítő eszközt.  Többnyire telepíteni kell őket, ha

Olvass tovább

5 jel, ami arra utal, hogy fejleszteni kell a folyamatokat

Az elavult és nem jól átlátható üzleti folyamataid számos gondot okozhatnak vállalatod

Olvass tovább

Díjmentes első konzultáció minden új ügyfelünk részére. Jelentkezz itt!

>