Featured Image with Sidebar

Mind a magyar, mind a nemzetközi statisztikák szerint a bevezetett vállalatirányítási rendszerek közel fele nem teljesíti a hozzá fűzött elvárásokat.

Azaz a cégek közel 50%-a elégedetlen az ERP projekt eredményeivel, idő- és költségkeretével.

Ez hatalmas szám..., de mit lehet tenni ellene?

Létezik egy olyan módszer, amellyel szilárd, bombabiztos alapokra lehet az ERP rendszert felépíteni?

Bejegyzésemben bemutatom, hogy igen, és érvekkel is alátámasztom!

More...

Az első részben azokat az ERP statisztikákat szedtem össze, amelyekre állításaimat alapozom. És ezek nem festenek derűlátó képet.

Felmerül a kérdés: hogyan lehet az elégedett, a sikeres 50%-hoz tartozni?

A válasz: a második részben kiderül. Megmutatom azt a módszertant, amellyel nagy mértékben meg tudod alapozni rendszerbevezetési projektetek sikerét.

3 érv mentén mutatom be, hogy miért mondom ezt (no és a szakirodalom miért mondja).

Ha csak a lényeg érdekel, akkor lapozz a bejegyzés aljára, ott lényegretörően összefoglalom érveimet, mondanivalómat ==> összefogaló itt!

Vágjunk is bele!

I. rész: ERP rendszer bevezetési statisztikák

Nem kérdés, hogy bizonyos méret, bevétel, komplexitási szint fölött egy ERP rendszer bevezetése létfontosságú lehet vállalatod számára.

Hatalmas versenyelőnyt jelent, ha a működésed gyors, könnyen átlátható és riportolható, minél több ponton automatizált.

Egy vállalatirányítási rendszer drámai javulást hozhat a kritikus mérőszámok (teljesítmény, költség, minőség, sebesség) mentén.

Az viszont kérdés, hogy a gyakorlatban is beváltja-e a bevezetett rendszer a hozzáfűzött elvárásokat?

Sikeres ERP bevezetés definíciója


leegyszerűsítve: a tervezett időre, a tervezett költségkerettel, a szoftver szállítja az ígért és elvárt üzleti előnyöket.

A Gartner elhíresült, sokszor hivatkozott borús megállapítása a projektek sikerére vonatkozóan:

Az ERP projektek 55 - 75% - a nem teljesíti a hozzájuk fűzött elvárásokat. - Gartner

Igaz, ezt a megállapítást még a 2010-es évek elején tette a Gartner

Viszont, ha a Panorama Consulting friss, 2020-as jelentését nézzük (angolul itt elérhető) abból is kiderül, hogy még bőven van teendő ezen a téren.

A Panorama Consulting csapata 2009 óta minden évben átfogó elemzést készít az ERP piacról, legutóbbi jelentésükben 181 ERP-t használó és bevezető vállalat eredményeit összegezve jutottak arra, hogy:

Az ERP projekttel a vállalatok 53%-a elégedett.

Úgy is mondhatjuk, hogy 47% elégedetlen.

Ez egybecseng a Technology Evaluation Centers tanácsadó cég megállapításaival. Szerintük elégedetlenek a vállalatok, mert a rendszerbevezetések:

  • 30%-a hosszabb ideig tart az eredetileg tervezettnél, 
  • 64%-k többe kerül az eredetileg kalkuláltnál (akár 3-4-szer annyiba (!)), és
  • 65%-ban a testreszabás szükségessége okozza a költségvetés túllépését, olyan testreszabásé, ami csak a bevezetés közben, a szállító kiválasztása után derül ki.

Tehát az ERP rendszer bevezetések hosszabb ideig tartanak, többe kerülnek az eredetileg tervezettnél, és a végeredmény még így is kompromisszumos megoldás lehet, azaz kicsit sárgább és savanyúbb rendszer az elképzeltnél.

Mi lehet ennek az oka?

A kiválasztott technológia? A tanácsadók felkészültsége? A projekt menedzsment rátermettsége?

Az elemzők egyöntetűen egyetértenek abban, hogy a siker nem a technológián múlik, és nem is a tanácsadókon, vagy a projekt menedzsmenten (legnagyobb eséllyel).

Sikertelenség oka #1:

A Panorama Consulting csapata megállapítja évről évre, hogy az ERP bevezetésekkel való elégedetlenség legfőbb oka az üzleti folyamatok szintjén tapasztalt hatékonytalanság.

Gyakori probléma, hogy a kiválasztott szoftverrel ugyanazt a hatékonytalan folyamatot hajtatják végre, ami korábban működött, csak gyorsabban (és minden bizonnyal drágábban).

Pedig ideálisan, az ERP bevezetés a meglévő üzleti folyamatok átgondolását és újratervezését (is) jelenti, úgy hogy azok illeszkedjenek a megoldás által képviselt legjobb üzleti gyakorlatokra (best practice) és iparági standardokra.

Sikertelenség oka #2:

Még egy olyan kulcs tényezőt említenek a szakértők, amelyre gyakran nem fordítanak kellő figyelmet egy erősen technológia orientált projekt során: ez pedig a szervezeti változáskezelés.

Hatalmas változás egy vállalatirányítási rendszer a céged életében, és nemcsak az informatika, hanem az egyes munkavállalók szintjén is.

Változnak a felelősségi körök, új automatizmusok épülnek, az elvégzendő munka átalakul. Az eddigi megszokott munkamenet kuszává, átláthatatlanná válhat, természetes, hogy az emberek tartanak ettől.

Márpedig végső soron a céged sikeressége a munkavállalóid hatékonyságán, elkötelezettségén és nem a szoftvereken múlik.

Az ERP bevezetések sikere nem a technológián, hanem az embereken és a folyamatokon, a változáskezelés hatékonyságán múlik.

Munkatársaid használják majd a bevezetett újdonságot, rajtuk múlik, hogy ténylegesen használják azt, vagy esetleg megkerülik és visszatérnek korábbi megszokott módszereikhez (hej, emlékszem első munkahelyemen hogyan tettük Excelbe az ERP-ból kinyert riportokat, hogy ott dolgozzunk velük tovább az ERP előtt megszokott módon 🙂 )

Összegezve 

Ne tartozzatok azon cégek közé, akik sikertelenül vezetnek be ERP rendszert!

Sikertelen = hosszabb ideig tart a bevezetés, többe kerül és a végeredmény egy kompromisszumos megoldás. Ahhoz, hogy ezt elkerüljétek sokkal nagyobb figyelmet kell a folyamatokra és az emberekre fordítani. A folyamatok tisztázottságán, és a változáskezelés hatékonyságán áll vagy bukik a vállalatirányítási rendszer sikeressége. 

II. rész: Sziklaszilárd alap az ERP rendszer számára

Ezen a ponton, hogy felgöngyölítettük a siker receptjét már adódik, hogy melyik az a terület, amire sokkal nagyobb figyelmet kell szentelni a bevezetés előtt és közben: ez az üzleti folyamatmenedzsment, angolul business process management, közkedvelt betűszóval BPM.

Business Process Management


rövidítve: BPM, magyarul üzleti folyamatmenedzsment.

Hiszen a BPM az az eszköz, amelyben a folyamatokkal és az emberekkel is hathatósan foglalkozunk, a két területtel, amelyeken leginkább áll vagy bukik a projekt sikere.

Kizárólag az alaposan feltárt és megismert folyamatokat lehet jobbá tenni, akár ERP szoftverrel, akár más módszerrel.

A BPM úgy tud viselkedni egy rendszerbevezetési projekt során, mint a GPS utazáskor: kijelöli a helyes útvonalat.

Az alábbiakban három érvvel támasztom alá, hogy miért a BPM a siker kulcsa új rendszer bevezetésekor.

#1 érv: A legjobb üzleti folyamatok - iparági standardok - egyedi fejlesztések aránya világossá válik

Az előzetes folyamatfelmérés adja az alapot ahhoz, hogy követelményeket fogalmazzatok meg a rendszer szállítói felé. Olyan követelményeket, melyek mind a számotokra, mind a szállító partner számára jól érthetőek, világosan definiáltak.

Minél jobban megértik munkatársaid a stratégiát alátámasztó üzleti folyamatokat, annál tudatosabban tudnak az ERP bevezetésében és működtetésében közreműködni.

Csakis szakszerű folyamatfelméréssel biztosítható, hogy át tudjátok látni, melyek azok a folyamatok, amelyek alapfolyamatoknak számítanak működésetek szempontjából, melyek az iparágspecifikusak, és melyek azok a folyamatok, amelyek csak rátok jellemzőek, egyediek, és megtartásuk kulcs versenyelőny a számotokra.

Rendkívűl fontos ennek a három kategóriának az elkülönítése, ennek mentén lehet legjobban kiaknázni az ERP rendszerben rejlő hatékonyságot, hiszen:

  • bizonyos alapfolyamatoknál (amelyek minden vállalatra jellemzőek: pl: számla kifizetés/kiállítás, anyagbeszerzés, stb.) nagyon jól ki lehet használni a szoftvercégek „előre csomagolt”, best practice megoldásait.
  • az iparágspecifikus folyamatoknál (amelyek már egyes versenyelőnyöket is lefednek: mint pl. belső költségek kezelése, raktározási folyamatok, stb.) már érdemes kifejezetten a saját iparágotokban jártas szállítóval dolgozni és használni a rendszerbe beépített iparági standardokat.
  • kiemelten kell kezelni az egyedi folyamatokat, melyek kulcs versenyelőnyt jelentenek számotokra, ezért nem szabad őket "eltüntetni", helyettesíteni egy beépített folyamattal. Ebben az esetben nem szabad a szoftverhez igazodni, hanem többletköltség árán is érdemes egyedileg testreszabatni és integrálni őket a működésbe. Annak ellenére igaz ez, hogy az egyedi fejlesztés sok szempontból kockázatos, mert az idő- és költségkeret mellett a hibázási lehetőség is megnő, a későbbi karbantartás és üzemeltetés is nehezedik. Mégis a versenyelőnyt biztosító egyedi folyamatokat meg kell tartani, ezért is kiemelten fontos a tisztánlátás, hogy tényleg csak a kulcs folyamatok esetén forduljunk ehhez az eszközhöz. 

Az alábbi ábra ezt a felvázolt folyamatpiramist mutatja be, azt hogy milyen arányban kellene a folyamatokat ERP megoldásokkal lefedni, szem előtt tartva az idő- és költségkeretet, no meg a projekt komplexitását:

Folyamatpiramis: minél több az egyedi fejlesztés, annál komplexebb, hosszabb és drágább lesz a rendszer.

#2 érv: BPM segítségével tervezhető és mérhető a bevezetési folyamat

A BPM módszertana azt is lehetővé teszi, hogy:

  • 1
    kézzelfogható módon ábrázoljátok a folyamatok szintjén bekövetkező változásokat (as-is és to-be modellek elkészítésével); 
  • 2
    az ábrák mentén pontosan nyomon tudjátok követni megvalósulásukat a projekt során (a to-be állapot elérése); 
  • 3
    és a folyamatok szintjén megfogalmazott sikerkritériumok (pl. hogy mennyi idővel/erőforással rövidül a beszerzési ciklus) mentén a ROI, azaz a projekt megtérülése is mérhetővé válik (könnyebben, mint folyamatszemlélet nélkül).

Az előzetes folyamatfelmérés során, a felvázolt folyamatábrákon modellezhető az a működés, ami jelenleg jellemzi a vállalatot, azaz as-is modellek készülnek. Már ekkor nagyon tisztává válik, hogy hol érdemes automatizmust bevezetni, "adódik" a folyamatok lehetséges javítása. 

Ezeket az ERP folyamataival összefésülve - egyenlőre modellen - világosan kirajzolódnak a bevezetés utáni, az elérni kívánt működési folyamatok, azaz a to-be modellek, akár a legapróbb lépésekig megtervezve.

A tervezési folyamatba be kell vonni az összes érintett munkatársat, azokat akik nap, mint nap végzik a munkát most is, és majd az ERP rendszerrel is.
Ők azok, akik pontosan tudják, hol lehet és/vagy hol kell változtatni a nagyobb hatékonyság érdekében.

A kulcsfolyamatokhoz rendelt felelősök - folyamatgazdák - az üzleti területeken átívelően felelnek saját folyamatuk változtatásáért, és az ő szintjükön a sikerkritériumok is jól, tehát mérhetően megfogalmazhatóak. 

Bónusz hozománya a folyamattervezési tevékenységnek, hogy az átlátható folyamatok mentén csökkennek a szakterületi konfliktusok, mert mindenki tisztán látja a saját területe hozzáadott értékét az egész folyamathoz; a munkatársak szintjén pedig a motiváltság nő, ami pedig már a harmadik érv a BPM mellett.

#3 érv: A BPM a változáskezelés kiemelt eszköze, mert segítségével az érintett munkatársakat bevonjuk a tervezésbe és a megvalósításba is

A hab a tortán pedig...BPM segítségével az emberi tényezőt is hatékonyabban tudjuk kezelni, mint ha csak egyszerűen kommunikálnánk és oktatnánk a változást.

Hogy a munkatársak élete megváltozik egy komoly vállalatirányítási rendszer bevezetésével nem kérdés. Nem ritka, hogy még a szervezeti felépítés is megváltozik, érthető az emberi természetből fakadó ellenállás.

És ennek az ellenállásnak a kezelésén áll vagy bukik a rendszerbevezetési projekt sikere. 

Ha már a 0. perctől, a tervezés fázisába is be tudjuk vonni az embereinket - nyert ügyünk van. És a tervezési (no és megvalósítási) fázisba való bevonásnak kiváló eszköze a BPM.

A módszertan maga, a folyamatok áttekintése, modellezése és a változtatások megtervezése feltételezi az őket végrehajtó munkatársak bevonását, hiszen ők azok, akik nap, mint nap látják, hogy a jelenlegi folyamatok miért (nem) működnek esetleg, vannak-e buktatók, és azt is, hogy milyen lenne az elvárt, jól működő munkamenet.

Csakis az ő segítségükkel lehet azonosítani a szükséges változtatásokat, jól definiálni az elvárt automatizmusokat; ők fogják használni legtöbbet a bevezetett rendszert (és esetleg nem megkerülik azt, ami könnyen megtörténhet, ha nem megfelelő szintű a változásmenedzsment).

Ha az ERP rendszer bevezetését BPM-el kezdjük, akkor nem pusztán kommunikáljuk és oktatjuk a kijelölt irányt, hanem már a 0., tervezési lépésnél bevonunk minden érintettet, ezáltal transzparenssé tesszük a rendszerbevezetési projektet. Így munkatársaid sokkal elkötelezettebbek lesznek a közösen megtervezett változás iránt, mivel sajátjuknak érzik.

A projekt sikere iránt elkötelezett és motivált munkatárs hatalmas nyereség, minden cégvezető álma.

Összegezve 

Az üzleti folyamatok szakszerű áttekintése - a BPM módszertan - jelenti a sziklaszilárd alapot az ERP rendszer bevezetés számára:

1. segíti a folyamatok tisztán látását, hogy melyek alapfolyamatok, melyek iparági standardok, és melyeket érdemes egyedileg lefejlesztetni;

2. tervezhetővé és mérhetővé teszi a teljes bevezetést;

3. a bevonás révén motiválttá és elkötelezetté teszi a munkatársakat, ezért a változáskezelés kiemelt eszköze is.

A cikk fő mondanivalói, ha sietsz

ERP rendszert bevezetni nagy versenyelőny, de kockázat is.

Ha nem szeretnél hosszabb ideig tartó, többe kerülő és végül kompromisszumos megoldást megvalósító rendszerbevezetést, akkor érdemes a projekt alapjait hatékonyan felépíteni. A biztos alapok megteremtésének kiváló eszköze az üzleti folyamatok menedzsmentje, angol betűszóval rövidítve BPM (business process management). 

Három érv is szól mellette:

  • az üzleti folyamatok áttekintése során fény derül, hogy melyek azok a folyamatok, amelyek alapnak tekinthetőek, és itt nagyban lehet az ERP best practice megoldására támaszkodni. Az iparágspecifikus folyamatok esetében is érdemes az ERP-ban rejlő tudást kiaknázni. De a versenyelőnyt jelentő, egyedi folyamatok kifejlesztésére nagy hangsúlyt kell fektetni (az idő- és költségigénye mellett), hogy megmaradhasson a csak cégedre jellemző versenyelőny.
  • az üzleti folyamatok áttekintése, mint módszertan azt is eredményezi, hogy a projekt sokkal jobban tervezhetővé és mérhetővé válik, mint nélküle;
  • valamint, az üzleti folyamattervezésnek egy kellemes mellékhatása a motivált és elkötelezett munkatársak, akik világosan átlátják a mostani helyzetet, és támogatják a bevezetni kívánt rendszer által elérhető szintugrást
  • Igazi WIN - WIN - WIN szituációt eredményez, ha átlátod és megtervezed folyamataidat.

 Bíró Orsolya

A SZERZŐRŐL


Lényemből fakadóan kíváncsi vagyok az emberekre, a szervezetekre, és

kölcsönhatásaikra működés közben. 

Szeretem, ahogy a közös munka során az ügyfelek figyelme folyamataik fontosságára irányul. Jó látni a csapatokat, ahol a munka újra élvezetes lesz, a működés hatékony, teret engedve az innovációnak.

Kapcsolódó bejegyzések:

Folyamatok egy retorika klubban, avagy hétköznapi példa a folyamatszemlélet hatékonyságára

Ezúttal egy hétköznapi példán keresztül mutatom meg, hogy folyamatmodellel milyen könnyedén lehet

Olvass tovább

Hogyan készíts folyamatábrát néhány perc alatt, és válj profivá néhány óra alatt

Kínszenvedés találni egy jó folyamatábra készítő eszközt.  Többnyire telepíteni kell őket, ha

Olvass tovább

5 jel, ami arra utal, hogy fejleszteni kell a folyamatokat

Az elavult és nem jól átlátható üzleti folyamataid számos gondot okozhatnak vállalatod

Olvass tovább

Díjmentes első konzultáció minden új ügyfelünk részére. Jelentkezz itt!

>