Ezúttal egy hétköznapi példán keresztül mutatom meg, hogy folyamatmodellel milyen könnyedén lehet az új tagoknak egy szervezet működését bemutatni.
Hiszen egy folyamatábra egyszerű, vizuális és mindenki érti.
2017 őszén kezdtem el retorika klubba járni, hogy fejlesszem nyilvános beszéd képességemet. Saját bőrömön is éreztem, hogy milyen teljesen kezdőnek lenni egy olyan szervezetben, ami jól szabályozott folyamatok mentén működik.
Biztosan érezted már te is magad kívülállónak eleinte olyan közösségben, amely saját, belső szabályok szerint működött.
Bejegyzésemben arról írok, hogy egy egyszerű folyamatábra mennyire meg tudja könnyíteni az eligazodást egy kezdő számára. Lássunk is neki!
More...
A kezdetek
Pont a folyamatok fontosságáról adok elő a Toastmasters klubban
A nyilvános beszéd képességének fejlesztése témában az én választásom egy 90+ éves, amerikai szervezetre esett.
Nem csalódtam, itt az évek és a világszinten sok százezres létszámú tagság során rengeteg tudás halmozódott fel.
Legyen szó Magyarországról vagy éppen Kambodzsáról, a világon minden egyes klub működése az amerikai modell szerint működik: jól szabályozott keretrendszerrel, tudásanyagokkal, alaposan kidolgozott "tantervvel". Ez a módszer kiválóan alkalmas a még kezdő előadók képességeinek fejlesztésére.
Ez a sok tudásanyag és szabályozott működés nehézséget is jelent egy kezdő számára.
Az első időszakban fogalmam sem volt, hogy a többiek milyen kézikönyvekről, milyen teljesítendő projektekről, szerepekről, beszéd-típusokról értekeznek. Nem tudtam, hogy milyen lehetőségeim vannak, illetve mely konkrét lépéseket kell megtennem ahhoz, hogy az úton hatékonyan elinduljak.
Természetesen a szükséges információ összegyűjthető volt, ha sokat böngésztem a weblapot, az írott anyagokat és/vagy beszélgettem a tapasztaltabb tagokkal. Pár hónap elteltével jó érzés volt "bennfentessé" válni, úgy járni az estekre, hogy értettem mi miért történik.
Az elnökségi munka
A következő évben már elnökségi tagként vettem részt az önkéntes és nonprofit szervezetben. Megfogott a mottójuk, hogy, aki önkénteseket tud motiválni, az bárkit tud.
Az elnökség feladata egy ilyen önkéntes klubban, hogy a működéshez szükséges létszámot toborozza és megtartsa, az új tagokat beintegrálja a szervezetbe, hogy ki-ki saját tempója és igénye szerint tudjon a retorika területén fejlődni.
Egyik elnökségi ülés alkalmával összegeztük a tagoktól kapott visszajelzéseket, és ugyanazok a mondatok köszöntek vissza, amelyet én is megtapasztaltam: kezdőként az ember nem érti a működést, a nyelvezetet sem, nem tudja mi a konkrét teendője.
Úgy gondoltuk, hogy ezért is gyakori az elején a lemorzsolódás, mert nem tudja az illető mit is vállal, ha csatlakozik egy ilyen retorika klubhoz.
Ezt a kezdeti nehézséget szerettük volna orvosolni, és így jött az ötlet, hogy használjuk a módszert, ami vállalatok esetében már bizonyított: folyamatábrán szemléltessük a leendő vagy kezdő tagok számára a főbb és (a szinte) kötelező lépéseket.
El is készítettem egy alap folyamatábrát, kb egy ilyet:
Folyamatábra azokról a lépésekről, melyet mindenkinek be kell járni
Most az egyes lépések nem relevánsak, csak az, hogy a folyamatmodellen kirajzolódik az első időszak, az első 2-3 hónap, melynek átlátása a legnehezebb az újonc számára.
A folyamatmodell előnyei
Röviden
A folyamatmodellek arra hivatottak, hogy segítsenek átlátni azt a módot, ahogyan dolgozunk egy szervezetben: vizuálisan segítenek a szükséges lépések, a döntési helyzetek átlátásában.
Egyszerű folyamatmodell, nincs túl sok elágazás, igazán nem bonyolult.
De mégis. Annak a vizualizálása, hogy egyik lépés hogyan követi a másikat, hogy melyek az alap teendők, hogy milyen utat kell/lehet bejárni, amíg az ember néhány beszéden túl lesz nagyon sokat segített már és segít folyamatosan új tagjainknak.
Sok-sok pozitív visszajelzést kaptunk azóta, rekord létszámot értünk el, mert az érdeklődőket sikerült tagokká konvertálni.
Az, aki áttanulmányozza a folyamatábrát szinte kivétel nélkül azt mondja, hogy aha, mostmár értem, így világos.
Az ábra mentén haladva a tapasztaltak és a kezdők is ugyanazt a nyelvet beszélik, így hamar kiderül, hogy kinek hol van igazán fejlődésre szüksége.
Vállalati környezetben ennél sokkal bonyoltabb szervezeti ábrákkal találkozunk, de a pozitív hozadék ugyanaz: az érintett tagok, vezetők és munkavállalók tisztán látják, hogy mikor mi a feladat, mi miből következik, hol és hogyan kapcsolódnak a társterületek.
A hétköznapi életből vett példa jól illusztrálja, hogy az új munkatársak (klubtagok) integrálása jóval könnyebbé és gördülékenyebbé válik, ha folyamatmodellek mentén tanítjuk be őket.
Olyan mankó lehet a folyamatszemlélet a vállalat életében, mint a GPS az utazás során.
Összefoglalás:
Bíró Orsolya
A SZERZŐRŐL
Lényemből fakadóan kíváncsi vagyok az emberekre, a szervezetekre, és
kölcsönhatásaikra működés közben.
Azért dolgozom, hogy minél több vezetőnek segíteni tudjak saját munkaidejét felszabadítani, bevételei és cége növekedése mellett. Ezt a célt egyrészt az üzleti folyamatok dokumentálásával, optimalizálásával segítek elérni, másrészt a delegálási képességeik elmélyítésével.
Belső működési auditot készítek, hogy feltárjam a kiaknázatlan lehetőségeket, és gátat szabjak az erőforrás pazarlásának.